Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Nummo Financial Inc. (« Nummo », « nous ») est une société canadienne constituée au Canada, dont le siège social est situé au 40 King St W, 41e étage, Toronto (Ontario) M5H 3S1. Nous offrons un logiciel de comptabilité en ligne aux entreprises canadiennes et aux comptables qui les accompagnent.

Les questions sur la présente politique, ou une demande d'exercice de l'un des droits qui y sont décrits, s'adressent à notre responsable de la protection des renseignements personnels, à [email protected]. Nous répondons dans les 30 jours, soit le délai fixé tant par la loi fédérale que par la loi québécoise.

2. Les deux types de renseignements en cause

Cette distinction a son importance, car vos droits diffèrent selon le type visé.

Les renseignements vous concernant, notre client

• Votre nom, votre adresse courriel et, si vous nous le donnez, votre numéro de téléphone.
• Le nom de votre entreprise, son adresse et ses numéros d'inscription aux taxes de vente.
• Votre façon de vous connecter — un mot de passe que nous ne conservons que sous forme d'empreinte, ou un compte Google ou Microsoft que vous choisissez d'utiliser.
• Les renseignements de facturation. Les numéros de carte vont directement à Stripe et n'atteignent jamais nos serveurs; nous conservons les quatre derniers chiffres, la marque de la carte et l'état de votre abonnement.
• Des registres techniques : adresse IP, navigateur et un journal des connexions et des actions importantes. Nous les conservons pour enquêter sur les incidents de sécurité et pour disposer d'une piste de vérification.

Les renseignements que vous inscrivez dans vos livres

Factures de vente et d'achat, dépenses, dossiers de paie, votre plan comptable, les documents que vous téléversez, ainsi que les coordonnées de vos propres clients, fournisseurs et employés. Une partie de cela constitue des renseignements personnels sur des personnes qui ne sont pas nos clients — le NAS d'un employé sur un dossier de paie, par exemple.

3. Pourquoi nous les recueillons

Nous utilisons les renseignements ci-dessus uniquement pour :

• fournir le logiciel — tenir votre grand livre, calculer les taxes de vente et les retenues à la source, produire vos relevés et vos feuillets;
• vous authentifier et protéger le compte contre les accès non autorisés;
• percevoir le paiement de votre abonnement;
• vous envoyer les messages que le service exige — codes de connexion, factures que nous envoyons en votre nom, avis concernant votre compte et alertes que vous avez activées;
• vous aider lorsque vous demandez du soutien;
• respecter nos propres obligations légales, y compris en matière fiscale et de conservation des documents.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous ne les partageons pas avec des annonceurs. Nous n'utilisons pas vos livres pour entraîner des modèles d'apprentissage automatique.

4. Où vos données sont conservées

Au Canada. Nummo fonctionne dans la région de Montréal d'Amazon Web Services (ca-central-1), la seule région où notre infrastructure est déployée. Votre grand livre, vos documents et vos dossiers de paie y sont stockés, chiffrés au repos, dans une base de données inaccessible depuis l'Internet public.

Les données de chaque entreprise sont séparées de celles de toutes les autres par la base de données elle-même, au moyen de la sécurité au niveau des lignes, plutôt que par du code applicatif qui doit penser à filtrer. Les sauvegardes sont conservées 14 jours et demeurent dans la même région.

Certains des fournisseurs énumérés à la section 6 ne sont pas des entreprises canadiennes, et une petite quantité de renseignements leur parvient dans le cadre de leur travail. Cela y est précisé, y compris ce qui sort du pays et ce qui n'en sort pas.

5. Qui peut voir vos livres

• Vous, et les personnes que vous invitez. Vous décidez qui a accès à votre entreprise et à quel niveau.
• Un comptable que vous invitez. Si vous donnez accès à un cabinet comptable, les gens de ce cabinet peuvent voir vos livres et y travailler jusqu'à ce que vous les retiriez.
• Le personnel de Nummo, rarement et délibérément. Un petit nombre de nos employés peuvent accéder aux données des clients lorsque c'est nécessaire pour exploiter le service, enquêter sur une anomalie que vous avez signalée ou répondre à un incident de sécurité. Les actions administratives sont journalisées.
• Les forces de l'ordre ou un organisme de réglementation, uniquement sous contrainte légale. Nous vous en informerons, sauf s'il nous est interdit de le faire.

6. Les fournisseurs qui traitent des données pour nous

Nous faisons appel aux fournisseurs de services suivants. Chacun est tenu par contrat de n'utiliser les renseignements que pour nous fournir son service.

Ce que cela veut dire concrètement : votre grand livre ne quitte pas le Canada. Ce qui parvient à un fournisseur hors du Canada est limité — votre contact de facturation et votre abonnement chez Stripe, et votre adresse courriel chez Google ou Microsoft si vous vous connectez de cette façon. Les renseignements conservés dans un autre pays peuvent être accessibles aux autorités de ce pays en vertu de ses propres lois.

Si vous branchez un flux bancaire, le fournisseur de ce flux figurera aussi dans cette liste, avec ce qu'il reçoit. Les flux bancaires ne sont pas activés aujourd'hui.

7. Combien de temps nous les conservons

Tant que votre compte est ouvert, nous conservons vos livres pour que vous puissiez vous en servir. Les documents comptables sont soumis à des délais de conservation prévus par la loi — l'Agence du revenu du Canada exige généralement six ans — et vous devriez présumer que les vôtres doivent être gardés aussi longtemps.

Si vous fermez votre compte, vous pouvez d'abord exporter vos données, et nous les supprimons dans les 90 jours à moins que la loi ne nous oblige à en conserver une partie plus longtemps. Les sauvegardes expirent selon le cycle de 14 jours décrit à la section 4. Les journaux nécessaires à la sécurité et à la vérification sont conservés jusqu'à 24 mois.

8. Vos droits

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada, et de la Loi 25 du Québec si vous êtes au Québec, vous pouvez :

• demander quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie;
• les faire corriger s'ils sont inexacts;
• retirer un consentement que vous avez donné, lorsque le traitement repose sur le consentement;
• nous demander de les supprimer, sous réserve de ce que la loi nous oblige à conserver;
• les recevoir dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à un autre organisme — le droit à la portabilité, entré en vigueur au Québec en septembre 2024;
• porter plainte auprès de nous, puis auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou de la Commission d'accès à l'information du Québec si notre réponse ne vous satisfait pas.

Écrivez à [email protected]. Il se peut que nous devions confirmer votre identité avant d'agir, ce qui vous protège davantage que cela ne nous protège.

9. Si quelque chose tourne mal

Si un incident de sécurité crée un risque réel de préjudice sérieux pour quiconque, nous aviserons les personnes touchées et l'autorité compétente comme la loi l'exige, et nous vous dirons ce qui s'est passé, ce qui était visé et ce que nous avons fait.

10. Les enfants

Nummo est un logiciel d'entreprise et ne s'adresse pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 16 ans.

11. Modifications

Si nous modifions la présente politique d'une manière qui vous touche de façon importante, nous vous en informerons avant son entrée en vigueur — par courriel ou dans le produit — plutôt que de changer discrètement la date en haut de la page.